Integrar la información de todas las áreas de la empresa no debería de ser una tarea particularmente difícil o imposible, y sin embargo, en muchas empresas, hoy en día lo es.
Para poner en contexto los beneficios y ventajas de implementar un Sistema ERP en una empresa de ingeniería de proyectos, partiremos de hacer las siguientes preguntas:
¿Compras puede proporcionar una fecha de entrega de los materiales que le solicita el departamento de manufactura para la ejecución de los proyectos?
¿Compras adquiere lo que ya se tiene en existencia y deja de comprar aquellos materiales que si se requieren?
¿Los proyectos sufren atrasos al no poder ejecutar sus programas de producción en tiempo y forma porque no se reciben oportunamente todos los materiales?
¿El atraso en la ejecución de los programas de producción inmoviliza montos importantes de recursos financieros del capital de trabajo que originan problemas de liquidez y presiones en el flujo de efectivo dificultando poder cumplir con los compromisos financieros?
¿Todo es urgente para ayer?
¿Es muy complicado conocer en tiempo real el costo de los proyectos y sus desviaciones respecto al costo presupuestado?
¿Tu cierre contable del mes es tortuoso y a destiempo porque las cifras de cada departamento no “cuadran” con la información contable?
En gran medida, estas situaciones, y muchas otras más, son consecuencia de no tener una integración adecuada de la información generada por los distintos departamentos. Aun cuando se cuente con diversos sistemas informáticos para llevar el registro de sus operaciones, es muy importante mantener un nivel de integración tal que permita que la información fluya de manera ágil y certera. Al integrar en una plataforma tecnológica los procesos de negocio de la empresa permite procesar la información en menor tiempo, minimizar los errores de captura, así como proporcionar al personal directivo de información confiable y oportuna para la toma de decisiones.
Para ello, la implementación de un Sistema Integral ERP (Enterprise Resource Planning) proporciona a la empresa de una sólida plataforma tecnológica para integrar la información generada por los procesos asociados a la cadena de valor, tal como se muestra en el siguiente diagrama.
Hacerlo de ésta manera, creará un nivel de integración tal que brinde las condiciones para darle la funcionalidad a continuación descrita:
Cuando se reciba un pedido de un cliente, los departamentos de ingeniería y de producción sabrán los términos y condiciones de los proyectos comprometidos con los clientes a partir de la propuesta presentada previamente.
El departamento de Ingeniería podrá integrar al proyecto los dibujos generados y sus revisiones a partir de las especificaciones técnicas que permitan ser consultadas por otros departamentos, tales como producción, compras, finanzas o la dirección general.
Compras conocerá los materiales y componentes que necesita adquirir para poder realizar dichos proyectos.
Al elaborar una orden de compra se registra la cantidad de materiales o componentes pendientes de recibir.
Al ingresar el material en el almacén se registra en tiempo real las entradas correspondientes al inventario, la cuenta por pagar y la póliza contable.
Al entregar los materiales a producción y ejecutar las ordenes de trabajo, se actualizará el costo del proyecto, comparándose con el costo presupuestado, para poder así anticipar posibles desviaciones que den como resultado un margen de utilidad menor al esperado o una pérdida económica.
De esta manera el personal directivo tendrá al final del día un informe completo de los pedidos recibidos, las órdenes de compra elaboradas, los materiales recibidos, las cuentas por pagar, las ordenes de trabajo ejecutadas, los proyectos terminados, embarcados y facturados, las cuentas por cobrar, la información contable – financiera, así como la Contabilidad Electrónica de acuerdo a los requerimientos actuales del SAT.
¿Cuál es el mejor sistema ERP para su empresa? La respuesta es sencilla: Aquel que se adapte 100% a sus necesidades y que se implemente en un corto tiempo.