Análisis de Factibilidad Económica de la Implementación de un ERP

Actualizado: 18 de oct de 2017


La rentabilidad esperada sobre la inversión proporciona la justificación económica y la motivación para invertir en la implementación de un Sistema de Mejora Continua fundamentado en las herramientas Lean, que detecte y elimine todas aquellas actividades asociadas a la cadena de valor de la empresa que no agreguen valor al cliente, para la instalación inmediata de un Sistema Integral de Información ERP que apoye la estandarización de los procesos de negocio de la misma.


Hay beneficios tangibles y cuantificables así como beneficios intangibles en la decisión de la inversión requerida. Los beneficios cuantificables tienen un impacto real en el flujo de efectivo, en la rotación de los activos y en la rentabilidad financiera.


Beneficios Cuantificables

Diversos estudios sobre el impacto en el desempeño de la empresa indican que el tamaño de la empresa y la industria no afectan los resultados.


Los beneficios que a continuación se describen con detalle se dan tanto para pequeñas como para medianas y grandes empresas, ya sea que fabriquen productos estándar o personalizados, procesos de fabricación discreta o continua.


Los beneficios cuantificables más importantes se dan en la reducción de inventario, los costos de materiales y mano de obra, los gastos generales de operación, así como mejoras en las ventas y en el nivel de servicio al cliente.


Reducción de inventario. Mejores prácticas de planeación y programación por lo general conducen a reducciones de inventario de 20 por ciento o más. Esto proporciona no sólo una reducción de los activos (y el inventario general constituye una gran proporción de los activos), sino que también proporciona ahorros en el costo de manejo de los mismos. El costo de llevar inventario incluye no sólo el costo financiero, sino también los costos de almacenamiento, la manipulación, la obsolescencia, seguros, impuestos, daños y pérdidas. Con las tasas de interés de 10 por ciento, el costo total puede ser del orden del 25 al 30 por ciento.


La aplicación de las herramientas Lean y un Sistemas de Integral de Información ERP conducen a menores inventarios, ya que tomando en consideración que la sobreproducción es el principal desperdicio en un proceso productivo, los fabricantes producirán y comprarán sólo los materiales que se necesitan. Por lo tanto, producir al ritmo [Tiempo Takt] que los clientes lo requieren es fundamental para lograr reducir los inventarios.


Las entregas se pueden coordinar para que lleguen a la planta en el momento que se requieran. Las listas de materiales evitan que se adquiera una mayor cantidad de un componente y no lo suficiente de otro. Los cambios previstos en los proyectos también evitan la acumulación de inventarios de materiales obsoletos. Con la eliminación de desperdicios en el proceso de fabricación (actividades que no agregan valor), un menor número de piezas faltantes y con programas de producción realistas, las órdenes de fabricación se pueden procesar más rápido, reduciendo el tiempo de conducción (Lead Time) y por lo tanto el inventario en proceso en curso de fabricación. La implementación de las filosofías Justo a Tiempo (JIT) puede reducir aún más los plazos de entrega y los inventarios correspondientes.


Reducción de costos de materiales. La mejora de las prácticas de adquisición conduce a mejores negociaciones de precios con proveedores, que por lo general resulta en la reducción de costos del 5 por ciento o más. El acceso a información oportuna permite a los responsables de compras centrarse en las negociaciones con los proveedores para mejorar la calidad y no en atender las urgencias para conseguir el material a precios más elevados. El sistema integral ERP proporciona información útil para facilitar la negociación, tales como los materiales que se requerirán para cumplir con los programas de producción y las estadísticas sobre el desempeño de los proveedores.


Así mismo, proporcionar a los proveedores una mejor visibilidad de las necesidades futuras les ayuda a lograr eficiencias que le puede transferir a sus clientes en términos de menores costos.


Reducción de costos de la mano de obra. Prácticas mejoradas de fabricación conducen a un menor número de paros e interrupciones, y menos re trabajo y horas extras. El ahorro típico del costo de la mano de obra es del orden de 10 por ciento en los costos de mano de obra directa e indirecta. Al minimizar los trabajos urgentes y partes faltantes, se necesita menos tiempo de gestión para el manejo de materiales, para los ajustes adicionales por interrupciones. Los supervisores de producción tienen una mejor visibilidad de la mano de obra requerida y pueden ajustar la capacidad o cargas de producción a cumplir durante la jornada laboral. Los supervisores tienen más tiempo para gestionar, dirigir y capacitar a las personas. El personal de producción tiene más tiempo para desarrollar mejores métodos para mejorar la calidad y la eficiencia.


Mejora del nivel de ventas y de servicio al cliente. Una mejor coordinación de los departamentos de ventas y de producción conduce a un mejor servicio al cliente y a un aumento en las ventas. Las mejoras en la gestión de contactos con los clientes, en hacer y cumplir promesas de entrega, con el fin de entregar en plazos más cortos, conducen a una mayor satisfacción del cliente y un aumento en la frecuencia de ventas. Los vendedores pueden centrarse en la venta en lugar de verificar o pedir disculpas por retrasos en las entregas. En entornos de productos personalizados, las configuraciones y el precio se pueden identificar rápidamente, a menudo por el personal de ventas o incluso el cliente en lugar de personal técnico. En conjunto, estas mejoras en el servicio al cliente puede dar lugar a menos ventas pérdidas y a aumentos reales en las ventas, típicamente del orden del 10 % o más.


El uso de las herramientas Lean y un sistema ERP también ofrecen la capacidad de reaccionar a los cambios en la demanda y diagnosticar problemas de entrega. Las acciones correctivas pueden ser tomadas con anticipación, como la determinación de las prioridades de envío, notificar a los clientes de los cambios en las fechas de entrega prometidas, o modificar los programas de producción para satisfacer la demanda.


Mejora de los controles de contabilidad. La mejora de los procedimientos de captura de registros contables pueden reducir el número de días de cuentas por cobrar pendientes, proporcionando de este modo efectivo adicional disponible. Detrás de estas mejoras están la elaboración de las facturas directamente a partir de los pedidos de los clientes y de las instrucciones de embarque, la emisión a tiempo de los estados de cuenta y dar seguimiento puntual a las cuentas por cobrar morosas. La comprobación de la situación del crédito durante el registro de las órdenes de compra de los clientes y un mejor manejo de las consultas de los clientes reducen aún más el número de cuentas problemáticas. Una mejora en las prácticas de gestión de las cuentas por cobrar reducen generalmente los días de cobro pendientes en un 18 por ciento o más.


El crédito comercial con los proveedores también se puede maximizar mediante el aprovechamiento de descuentos ofrecidos por los proveedores y la planificación del flujo de efectivo, pagando sólo las facturas que ampare material que efectivamente se haya recibido en el almacén. Esto puede conducir a la disminución de las necesidades de efectivo.


Beneficios en el Balance General

Los beneficios de la aplicación de las herramientas Lean y de un Sistemas de Integral de Información ERP afectan directamente el Balance General de una empresa de manufactura. Para ilustrar este impacto, un balance simplificado se muestra en la figura 1.1 para un fabricante típico con ingresos anuales de $ 10 millones. Los mayores impactos serán de inventario y cuentas por cobrar.


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Nombre: Víctor Manuel González

Correo:   victor.gonzalez@integra-consultoria.com.mx

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